Як створити віддалену команду та керувати її роботою

Під час пандемії багато хто перейшов на віддалений формат роботи — і вирішив продовжити після того, як усі обмеження зняли. Компанії менше витрачають на оренду та облаштування офісу, наймають талановитих фахівців з інших країн та міст, підвищують продуктивність та лояльність співробітників. Розповідаємо, як організувати роботу на віддаленні, підтримувати згуртованість команди та які інструменти для цього використати.

Чим хороше і погане віддалення?
* Плюси  - Більше свободи, менше стресу та часу на дорогу до офісу — основні вигоди для працівників. Вони працюють із будь-якого місця, де є доступ до інтернету, тому можуть частіше подорожувати, поєднувати завдання та особисті справи, не вигоряючи. Для роботодавців у видаленні теж багато плюсів. Головні з них можна набирати в команду талановитих фахівців з будь-якої точки світу, швидше розширювати бізнес. А ще економити на оренді та облаштуванні робочих місць, комунальних послугах, клінінгу.

* Мінуси.
У форматі хоум-офіс співробітникам складніше налаштуватися на роботу та приступати до завдань, почуватися частиною великої команди. А іноді навіть розуміти, що від них потрібно в проекті, багато хто звикли обговорювати питання з колегами особисто в офісі.

При цьому в управлінні дистанційними співробітниками керівнику складніше:
- Оцінювати продуктивність підлеглих;
- контролювати їхній робочий час;
- ставити завдання та відстежувати виконання;
- Проводити онбординг;
- Підтримувати командний дух учасників.

Проблеми віддаленої роботи можна вирішити, головне — запастися терпінням і вибрати правильні інструменти для управління розподіленою командою.
Наша компанія, пропонує тренінги для відділу продажів, а також, тренінг управління відділом продажів онлайн, що проводить, бізнес тренер Наталія Дегтярьова, психолог. 

Що потрібно співробітнику для роботи з дому?
Комп'ютер, веб-камера та гарнітура для відеодзвінків, стабільний та швидкий інтернет – мінімум, який важливо забезпечити співробітнику на віддаленні. Якщо в когось немає техніки чи платного софту, їх надає роботодавець. Щоб ставити та відстежувати завдання, обмінюватися документами та керувати бізнес-процесами, підключіть та налаштуйте платформу для спільної роботи.

У таких сервісах зазвичай є таск-менеджер, облік робочого часу, чати для командного спілкування, відео та аудіодзвінки, звіти, ЕДО, хмара для файлів та інші функції. Усі інструменти зібрані в одному місці – користувачам не потрібно перемикатися між різними сервісами.

* Як спілкуватися з колегами на віддаленні?

Від того, як успішно компанія зможе організувати віддалену роботу співробітників, залежить прибуток бізнесу. Коли учасники розкидані по всьому світу, насамперед страждає спілкування. Ось кілька простих інструментів, які роблять його комфортним та доступним:
- Чати – командні чи особисті, проектні чи спільні – це зручний спосіб спільно обговорювати питання та швидко знаходити ключову інформацію щодо проектів.
- Аудіо- та відеозв'язок – віртуальний конференц-зал для тих, хто знаходиться далеко один від одного. Інструмент-помічник для мозкових штурмів та планерок.
- Віртуальне сховище та онлайн-редагування документів – є сервіси, які не тільки впорядковано зберігають усі файли в одному місці, а й дозволяють працювати у них спільно. А це означає, що питання можна обговорити у коментарях до конкретної ділянки тексту, не виходячи із документа.

Щоб постійно не переходити в окремі сервіси, компанії використовують платформи для спільної роботи розподілених команд, які об'єднують різні інструменти швидкого та зручного зв'язку всіх учасників.

Як налаштувати комунікацію у розподіленій команді? Розповість бізнес тренер Степанов Олександр, практичні поради. 
Щоб усі працювали узгоджено, складіть загальні правила, як співробітникам організувати віддалену роботу поза офісом:
- Складіть інструкцію, як саме ви спілкуватиметеся, в яких форматах і як часто. Наприклад, у agile-команд можна запозичити практику розпочинати робочий день із короткої планерки, на якій команда ділиться планами, обговорює завдання та питання.
- Домовитеся, які канали зв'язку використовуватимете. Виберіть один основний та один запасний. Поясніть співробітникам, що спілкуватися в Telegram, телефонувати WhatsApp, а надсилати документи на електронну пошту — погана ідея.
- Обговорюйте роботу у проектних чатах чи таск-менеджері. Публікуйте новини, повідомляйте про форс-мажорні ситуації, попереджайте про термінові дзвінки в одному місці. Обговорюйте там лише завдання, щоб знайти інформацію було легко.
- Створіть окремі чати для відділів, проектів та неформального спілкування. Це прискорить взаємодію та не відволікатиме колег від роботи.

1. Ставте завдання лише у планувальнику. Надіслати повідомлення в чат і поставити завдання - не те саме. Задайте універсальне правило - якщо про щось домовилися в чаті або на дзвоні, але не внесли до таск-менеджера, завдання немає.

2. Систематизуйте документи та файли у хмарі. Розмежуйте доступ, щоб він був у тих, хто з ними працює.

3. Складіть основу знань. Зберігайте в ній корисну інформацію для команди - від регламентів планерок та онбордингу до покрокових інструкцій щодо роботи з різними сервісами.

4. Виберіть інструмент із мобільною версією — вона дозволить завжди залишатися на зв'язку та швидко відповідати на запити у будь-якому місці. Наприклад, у нас є мобільний додаток, адаптований під iOS та Android, в якому доступні ті ж функції, що й у десктоп-версії.

Який режим встановити для віддаленого працівника?
Віддалена робота - не фріланс, тому відразу задайте робочий ритм. Нижче даємо кілька порад, які дозволять дотриматися балансу між дисципліною та свободою для видальників:

- Якщо перекладаєте співробітників в онлайн, залиште той самий режим, що діяв в офісі. Якщо ви створюєте віддалену команду з нуля, встановіть загальний початок і кінець робочого дня. Якщо працівники в різних часових зонах, введіть правило, що зустрічі можна ставити в певний час, наприклад, з 10:00 до 13:00 за Києвом.
- Підходи до того, як контролювати роботу працівників на віддаленні відрізняються. Якщо вам насамперед важливий результат, дозвольте співробітникам самостійно планувати час. Не встановлюйте жорсткі рамки, а продуктивність відстежуйте за допомогою таск-трекера.
- Встановіть кількість та тривалість перерв. Якщо жорсткий контроль працівників на віддаленні не потрібен, надайте співробітнику можливість використовувати 1-2 години робочого часу, щоб вирішувати особисті питання. Така гнучкість вигідна всім - ви не оформляєте офіційний відгул, а підлеглий не страждає від зубного болю до вихідних.

Як планувати робочі завдання?
Запорука успішної віддаленої роботи – грамотне планування. Щоб виконавці точно знали, що і коли зробити, використовуйте планувальники:
- Таск-трекер - інструмент, у якому керівник розподіляє роботи та встановлює терміни. Завдання ставлять усередині груп та проектів, призначають відповідального та виконавців, а також спостерігачів, які її контролюють.
- Канбан – віртуальна дошка з простим інтерфейсом. Вона показує стадії, на яких знаходиться кожне завдання щодо проекту, і допомагає краще розподіляти ресурси в команді. Можна створювати як індивідуальні дошки, так і спільні для роботи над проектом.
- Календар – найпростіший інструмент для управління завданнями та подіями. Можливостей для візуалізації у ньому набагато менше, ніж у CRM-системах. Їм є сенс користуватись у випадку, коли вся комунікація в команді повністю побудована на інструментах Google.
- Введіть планувальник як обов'язковий інструмент в управлінні завданнями співробітників, щоб виконавці бачили, хто за що відповідає, а керівник нічого не впустив.

Як контролювати роботу?
Важливою є і система контролю віддаленої роботи. Для цього можна використовувати послуги обліку робочого часу. Принцип роботи таких сервісів схожий: вранці співробітник сідає за комп'ютер запускає облік часу, в кінці завершує робочий день. Якщо відлучається з особистих питань або вирушає на обід, то натискає на "Стоп" або "Перерву", а при поверненні до роботи - на "Продовжити".

Роль HR у створенні віддаленої роботи.
HR-менеджер бере активну участь у перекладі співробітників на видалення:
- Відстежує, чи достатньо команді інструментів для комфортної роботи поза офісом, чи мотивація не знизилася.
- Проводить онбординг – знайомить новачків із правилами в команді.
- Контролює відпустки, лікарняні чи відгули, щоб керівник знайшов заміну учаснику та перерозподілив обов'язки.
- оформляє трудові договори із новими співробітниками. Підписання договору з кандидатом, який знаходиться в іншому місті чи країні, може затягнутися. Щоб співробітник приступив до роботи якнайшвидше, обмінюйтеся документами онлайн. У цій програмі є Кадровий електронний документообіг (КЕДО).

Як підтримувати командний дух у віддаленні?
Зберігати робочий настрій просто, коли колеги збираються за одним столом на мозковий штурм, влаштовують корпоративи та діляться думками в обідню перерву. Але у розподіленій команді завдання ускладнюється. Ось кілька способів, які допоможуть згуртувати співробітників на відстані:
- Чат добрих новин. Створіть груповий чат, в якому співробітники зможуть ділитися всім, що їх тішить і надихає - забавними мемами на злобу дня, звітними фотозвітами, смішними історіями. Це не найважливіший інструмент для роботи, але він добре поєднує, знижує стрес, допомагає розрядити обстановку.

- Мозкові штурми. Використовуйте відеоконференції та відеочати. На дзвінку можна увімкнути демонстрацію екрану та провести яскраву презентацію.

- Чесний зворотний зв'язок. Хваліть продуктивних співробітників, залишайте коментарі до завдань, публікуйте дайджести про події, що відбуваються в компанії, — все це чудово мотивує та зміцнює командний дух.

- Неформальне спілкування онлайн. Під час адаптації до видалення працівникам особливо гостро бракує живого контакту з колегами. Допомогти команді краще впізнати один одного та подолати психологічні складності допоможуть онлайн-активності, наприклад спільні заняття йогою, вікторини та челенджі.