Як створити віддалену команду та керувати її роботою

Під час пандемії багато хто перейшов на віддалений формат роботи — і вирішив продовжити після того, як усі обмеження зняли. Компанії менше витрачають на оренду та облаштування офісу, наймають талановитих фахівців з інших країн та міст, підвищують продуктивність та лояльність співробітників. Розповідаємо, як організувати роботу на віддаленні, підтримувати згуртованість команди та які інструменти для цього використати.

Чим хороша і погана видалення?
* Плюси.
Більше свободи, менше стресу та часу на дорогу до офісу — основні вигоди для працівників. Вони працюють із будь-якого місця, де є доступ до інтернету, тому можуть частіше подорожувати, поєднувати завдання та особисті справи, не вигоряючи.

Для роботодавців у видаленні теж багато плюсів. Головні з них можна набирати в команду талановитих фахівців з будь-якої точки світу, швидше розширювати бізнес. А ще економити на оренді та облаштуванні робочих місць, комунальних послугах, клінінгу.
Маючи нагоду, пропонуємо тренінги управління відділом продажів, онлайн та офлайн.

* Мінуси.
У форматі хоум-офіс співробітникам складніше налаштуватися на роботу та приступати до завдань, почуватися частиною великої команди. А іноді навіть розуміти, що від них потрібно в проекті, багато хто звикли обговорювати питання з колегами особисто в офісі.
При цьому в управлінні дистанційними співробітниками керівнику складніше:
- Оцінювати продуктивність підлеглих;
- контролювати їхній робочий час;
- ставити завдання та відстежувати виконання; проводити онбординг;
- Підтримувати командний дух учасників.

Проблеми віддаленої роботи можна вирішити, головне — запастися терпінням і вибрати правильні інструменти для управління розподіленою командою.
Запрошуємо Вас,на тренінги інструменти керування персоналом: гнучке керівництво.

Що потрібно співробітнику для роботи з дому?
Комп'ютер, веб-камера та гарнітура для відеодзвінків, стабільний та швидкий інтернет – мінімум, який важливо забезпечити співробітнику на віддаленні. Якщо в когось немає техніки чи платного софту, їх надає роботодавець. Щоб ставити та відстежувати завдання, обмінюватися документами та керувати бізнес-процесами, підключіть та налаштуйте платформу для спільної роботи.

У таких сервісах зазвичай є таск-менеджер, облік робочого часу, чати для командного спілкування, відео та аудіодзвінки, звіти, ЕДО, хмара для файлів та інші функції. Усі інструменти зібрані в одному місці – користувачам не потрібно перемикатися між різними сервісами.

Як спілкуватися з колегами на віддаленні?
Від того, наскільки успішно компанія зможе організувати віддалену роботу співробітників, залежить прибуток бізнесу. Коли учасники розкидані по всьому світу, насамперед страждає спілкування. Ось кілька простих інструментів, які роблять його комфортним та доступним:
- Чати – командні чи особисті, проектні чи спільні – це зручний спосіб спільно обговорювати питання та швидко знаходити ключову інформацію щодо проектів.
- Аудіо- та відеозв'язок – віртуальний конференц-зал для тих, хто знаходиться далеко один від одного. Інструмент-помічник для мозкових штурмів та планерок.
- Віртуальне сховище та онлайн-редагування документів – є сервіси, які не тільки впорядковано зберігають усі файли в одному місці, а й дозволяють працювати у них спільно. А це означає, що питання можна обговорити у коментарях до конкретної ділянки тексту, не виходячи із документа.
Кращі тренінги тайм менеджмент. Ефективне керування часом.

Щоб постійно не переходити в окремі сервіси, компанії використовують платформи для спільної роботи розподілених команд, які об'єднують різні інструменти швидкого та зручного зв'язку всіх учасників.

Який режим встановити для віддаленого працівника?
Віддалена робота - не фріланс, тому відразу задайте робочий ритм. Нижче даємо кілька порад, які дозволять дотриматися балансу між дисципліною та свободою для видальників:
- Якщо перекладаєте співробітників в онлайн, залиште той самий режим, що діяв в офісі.
- Якщо ви створюєте віддалену команду з нуля, встановіть загальний початок і кінець робочого дня. Якщо працівники в різних годинних зонах, введіть правило, що зустрічі можна ставити в певний час, наприклад, з 11:00 до 14:00 за Києвом.
- Підходи до того, як контролювати роботу працівників на віддаленні відрізняються. Якщо вам насамперед важливий результат, дозвольте співробітникам самостійно планувати час. Не встановлюйте жорсткі рамки, а продуктивність відстежуйте за допомогою таск-трекера.
- Встановіть кількість та тривалість перерв. Якщо жорсткий контроль працівників на віддаленні не потрібен, надайте співробітнику можливість використовувати 1-2 години робочого часу, щоб вирішувати особисті питання. Така гнучкість вигідна всім - ви не оформляєте офіційний відгул, а підлеглий не страждає від зубного болю до вихідних.

Роль HR у створенні віддаленої роботи.
HR-менеджер бере активну участь у перекладі співробітників на видалення:
- Відстежує, чи достатньо команді інструментів для комфортної роботи поза офісом, чи мотивація не знизилася.
- Проводить онбординг – знайомить новачків із правилами в команді.
- Контролює відпустки, лікарняні чи відгули, щоб керівник знайшов заміну учаснику та перерозподілив обов'язки.
Наша компанія, проводить тренінги Майстерність презентацій та публічних виступів, тільки практика.

Як підтримувати командний дух у віддаленні?
Зберігати робочий настрій просто, коли колеги збираються за одним столом на мозковий штурм, влаштовують корпоративи та діляться думками в обідню перерву. Але у розподіленій команді завдання ускладнюється. Ось кілька способів, які допоможуть згуртувати співробітників на відстані:
- Чат добрих новин. Створіть груповий чат, в якому співробітники зможуть ділитися всім, що їх тішить і надихає - забавними мемами на злобу дня, звітними фотозвітами, смішними історіями. Це не найважливіший інструмент для роботи, але він добре поєднує, знижує стрес, допомагає розрядити обстановку.

- Мозкові штурми. Використовуйте відеоконференції та відеочати. На дзвінку можна увімкнути демонстрацію екрану та провести яскраву презентацію.

- Чесний зворотний зв'язок. Хваліть продуктивних співробітників, залишайте коментарі до завдань, публікуйте дайджести про події, що відбуваються в компанії, — все це чудово мотивує та зміцнює командний дух.

- Неформальне спілкування онлайн. Під час адаптації до видалення працівникам особливо гостро бракує живого контакту з колегами. Допомогти команді краще впізнати один одного та подолати психологічні складності допоможуть онлайн-активності, наприклад спільні заняття йогою, вікторини та челенджі.

*** Що в результаті Організація віддаленої роботи вимагає терпіння та сил. Якщо ви перекладаєте команду онлайн з офлайну, людям знадобиться час, щоб адаптуватися до нового формату. А перед керівником постануть наступні питання:
- як організувати віддалену роботу;
- як ставити завдання та контролювати співробітників на віддаленні;
- як налаштувати комунікацію у розподіленій команді;
як підтримувати командний дух.

Для їх вирішення використовуйте системи спільної.
Вимагайте дотримуватись дисципліни, робочого режиму, вчасно та якісно виконувати завдання, але залишайтеся лояльними до співробітників, особливо коли вони адаптуються до нового формату роботи. Ці прості правила допоможуть вам побудувати сильну та дружну команду.
Читайте також - як збільшити конверсію продажів? А також, Конверсія продажів: як порахувати та підвищити. Що таке конверсія продажів? Поради Наталії Дегтярьової.