Як працює категорійний менеджмент у закупівлях, визначення, значення

Категорійний менеджмент найчастіше застосовується у рітейлі. Товари, які схожі за характеристиками, поєднують в одну групу. Наприклад, шоколадні батончики. Так простіше вести облік та відстежувати постачання/продаж товару. Останнім часом категорійний менеджмент активно впроваджують у системи закупівель. Розповідаємо, як застосовується цей підхід у постачанні.

У якому разі запроваджувати категорійний менеджмент? 
Категорійний менеджмент не повинен ставати самоціллю чи модним інструментом. Його вводять за необхідності. Подумати про нього варто, якщо у федерального холдингу проблеми із закупівлями схожих товарів по всій Україні. Буває так, що регіональні представництва купують однакові товари за різними цінами, різною якістю та найменуванням. Або одна з філій просто не може купити якийсь товар, який легко доступний іншому. У результаті страждає ефективність закупівель, а облікової системі і складах виникає безлад. За допомогою управління категоріями компанії намагаються подолати розрізненість і досягти ефективного руху товарів по всіх філіях.

Директор компанії Олександр Степанов, вважає, що для комерційних компаній подібна практика може бути звичайною справою.

Категорійний менеджмент є, по суті, однією з необхідних складових організації системи закупівель у комерційних компаніях. Організація використовує різні механізми для придбання різної продукції у кількох закупівельних ситуаціях. Категорійний менеджмент не дарма називається саме "менеджментом", оскільки використовує всі основні елементи управління: виділення більш важливого і менш важливого, визначення впливу продукції (її асортименту, якості, ризиків відсутності і т.д.) на виробничі результати діяльності компанії в цілому, управління розвитком постачальників та ін.

Як вводити таку систему?
Потрібно виходити з особливостей компанії та компетенції працівників. Якщо вони стикалися з категорійним менеджментом в інших сферах, то приблизно становлять його роботу.

Якщо система нікому не знайома, виходять із термінів. При великому запасі часу можна впроваджувати підхід поступово і самостійно. Коли завдання вимагають швидкого вирішення, простіше залучати сторонніх фахівців. Важливо переконатися, що стороння команда розуміється на сфері діяльності компанії. Або документально закріпити пункти, які мають бути виконані. Експерти також рекомендують, щоб категорійний менеджмент не залишився на папері, а саме впроваджено. Інакше гроші будуть витрачені дарма.

Теж стосується впровадження автоматизації. Якщо можливості дозволяють розробити власну систему, то буде простіше. Тому що будуть враховані всі особливості, і на виході буде функціонал заточений під будь-який крок компанії. В іншому випадку вивчайте ринок та виберіть систему, яка буде найзручнішою. Зазвичай такі інструменти можуть додати кілька функцій, які зроблять роботу максимально зручною - ми пропонуємо корпоративний тренінг категорійний менеджмент, для Вашої компанії

*** Категорійний менеджер – це закупник?
Готових фахівців можна виростити чи залучити з інших компаній.

Директор із закупівель компанії "Юрлін" Юрій Самойлов, назвав головну вимогу до таких співробітників: "Посада категорійного менеджера має на увазі відповідальність у рамках всього циклу "товаруруху", починаючи з підбору асортименту і закінчуючи гарантійним обслуговуванням при функціональному підпорядкуванні співробітників інших підрозділів. Відповідальність за групу категорій має на увазі управління економікою загалом за групою".

Тому категорійний менеджер це не закупник. У нього більше функцій. Недостатньо просто знайти постачальника та потрібний товар. Потрібно відстежити його рух усім маршрутом. Впевниться, що він підходить. І якщо є якісь проблеми, то категорійний менеджер також відповідає. Тобто, у співробітника збільшується зона відповідальності. І це одна із головних проблем впровадження. Тому що у працівників може розпочатися відторгнення.

Отже, категорійний менеджер приймає набагато більше рішень звичайного фахівця із закупівель. До його обов'язків входить:
- виявлення необхідності закупівлі;
- ціноутворення;
- переміщення товару;
- Розвиток чи зменшення асортименту.

По суті закупівельна діяльність займає лише частину часу такого фахівця. Головне для нього заздалегідь передбачати проблеми та знайти для них рішення. У компанії не повинно виникати моментів, коли в сезон чогось не вистачає і підприємство втрачає прибуток або не може ефективно виконувати роботу.

Щодо KPI, то у кожної організації вони будуть свої. Параметри залежать від поставленої мети, але можна виділити основні пункти:
- Доставка товарів до складу у потрібний час;
- оптимальна ціна закупівлі;
- взаємодія з усіма структурами компанії;
- пул постачальників, які можуть замінити один одного;
- вибудовування логістики;
- Автоматизація обліку.

Компанії переходять від простої закупівлі окремих товарів до категорійного менеджменту, коли виникають проблеми між підрозділами. Наприклад, відділ закупівель купив товар, виходячи зі своїх міркувань, а він не підійшов. Починається пошук винних, але кожний виконав свою роль. Тому зниження таких ризиків вводять управліннями категоріями, коли менеджер відповідає за весь цикл закупівлі та використання товару.