Тренинги по продажам в открытом и корпоративном формате

Алгоритм проведения собеседования

                                                                             Бизнес-тренер Наталья Дегтярева

Кандидаты получают свое первое впечатление о компании, когда приходят на интервью, поэтому то чувство, которое у них остается после интервью – основная составляющая продвижения имиджа Вашей компании как предпочитаемого работодателя. То, как Вы обращаетесь со своими кандидатами, может стать конкурентным преимуществом и именно этим Ваша компания и должна отличаться от любой другой. Даже если кандидаты не будут приняты, они должны уйти от Вас с чувством, что Вы - "необыкновенный работодатель».

Кандидат должен чувствовать себя комфортно, в процессе интервью и получать только положительные впечатления о компании, потому как негативные моменты в интервью запомнятся ему надолго. Поэтому, лучше всего вести себя с кандидатом, как с потенциально ценным клиентом. Ведь он может как бы «купить» вашу кампанию, чтобы применить свои знания и навыки, а может отдать предпочтение вашим конкурентам. Если вы до сих пор еще так не мыслили, рекомендую как можно быстрее поменять свой образ мыслей.
Для того, чтобы интервью было максимально эффективным и результативным, предлагается использовать следующий алгоритм проведения собеседования.

Алгоритм проведения собеседования.
- Подготовительный этап
- Установление контакта с кандидатом
- Утоление информационных потребностей кандидата
- Отборочное интервью
- Собственно интервью
- Входящие вопросы от кандидата
- Завершение собеседования

ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП. Почитать резюме для того, чтобы сформировать общее представление о кандидате. Выбрать 3 наиболее интересные должности (особое внимание трем последним). Переходить постепенно к более ранним позициям. Обратить внимание на продолжительность работы на каждой позиции.

ПЕРВЫЙ ЭТАП: установление контакта с кандидатом.
Ключевая задача этого этапа – создать у кандидата положительное впечатление об общей атмосфере компании, дать возможность кандидату расслабиться и настроить его на беседу. Дайте возможность кандидату ощутить свою значимость: при его появлении встаньте, улыбнитесь, подайте руку и обратитесь к нему по имени, назовите себя и свою должность. Уделите несколько минут разговорам на нейтральные темы.
Для создание атмосферы собеседования необходимо озвучить следующие моменты:
1."Задайте вызов!": "Как вы поняли из нашего объявления, мы ищем людей по-настоящему продуктивных, и это весьма трудная и ответственная должность. Именно по этой причине мы в этом интервью сосредоточимся на ваших достижениях."
2. Договоритесь о продолжительности.
3. Расскажите о структуре собеседования.

ВТОРОЙ ЭТАП: утоление информационных потребностей кандидата.
На данном этапе важно дать человеку время адаптироваться и привыкнуть к обстановке. Поэтому, не начинайте сразу с вопросов кандидату, не создавайте у него впечатления, что он на допросе. Расскажите ему о компании, специфических особенностях ее деятельности. Расскажите о конкретной вакансии – причинах ее появления, основных задачах сотрудника находящего на данном посту.

Рекомендуется в ходе этого этапа озвучить следующую информацию:
1. Расскажите кратко историю вашей компании, основные ее предложения клиентам и цели.
- Как долго существует ваша компания
- Ее основная деятельность
- Основные клиенты
- Истории успеха
- План на будущее
2. Расскажите о должности, на которую претендует кандидат.
- Структура организации/описание должности
- Ключевые обязанности
- Ключевые навыки, опыт, знания и квалификация
- Предлагаемое обучение и развитие
- Перспективы роста

ТРЕТИЙ ЭТАП: отборочное интервью.
Проведение первого короткого отборочного интервью служит лишь предварительным этапом отбора кандидата, который позволит сэкономить своё время, пригласив на полноценное интервью только кандидатов, прошедших «первый тур». В ходе отборочного интервью Вы проверяете кандидата на степень выраженности "минус-признаков" (Описание методики см. в статье "СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД К ПОДБОРУ ПЕРСОНАЛА") и принимаете решение о целесообразности его дальнейшего участия в конкурсе на вакантную должность.

ЧЕТВЕРТЫЙ ЭТАП: собственно интервью.
Полноценное интервью должно быть более продолжительным. Длительность данного этапа, в зависимости от специфичности и сложности позиции, может составлять от 20-ти минут до часа. Не следует затягивать интервью. Рекомендуется использовать различные тесты способностей, психометрическое тестирование, специальные тестовые задания. Помните! Вы продолжаете продавать компанию и саму должность кандидату. На интервью вам необходимо продвигать имидж вашей компании. Вакансия должна быть выставлена в положительном свете.

Вопросы при собеседовании должны касаться прошлого опыта претендента, нынешнего его положения и планов на будущее. К собеседованию совсем не нужно готовить полсотни вопросов, вполне можно обойтись пятью - шестью вопросами. Если вам предстоит собеседование с несколькими кандидатами, попробуйте сделать несколько вопросов общими для всех. Это позволит сравнить достоинства разных претендентов. Для каждой вакансии следует заранее заготовить 1-3 гипотетических проблемных вопросов. Выделите в резюме кандидата места по которым вы хотите задать уточняющие вопросы. Особое внимание в ходе интервью уделите моментам биографии, которые трудно объяснить.

Например:
- переход кандидата без явных причин на нижеоплачиваемую должность;
- непонятные перерывы в трудовом стаже.

В ходе интервью задавайте открытые вопросы. Если какой-то момент вызвал у вас сомнение, вернитесь к нему спустя некоторое время, переформулировав вопрос. Чередуйте кейсы и вопросы на проверку профессиональных компетенций с вопросами, позволяющими оценить мотивации и модели поведения кандидата. Задавайте вопросы в быстром темпе, не делайте между вопросами паузы, не перебивайте кандидата. Если кандидат затрудняется с ответом, просто меняйте тему. Не следует задавать кандидату наводящих вопросов, если тот сразу не начал отвечать. Дайте человеку время на продумывание ответа. Не задавайте предсказуемых и биографических вопросов, либо задавайте их в начале интервью.
Кстати, мы рекомендуем тренинги Киев, которые дадут больше информации, про алгоритм проведения собеседования.

Последовательность вопросов в ходе собеседования.
Собеседование начните с невинных вопросов о прошлом претендента, о его учёбе, работе и пр. При собеседовании предоставьте человеку говорить, а сами внимательно слушайте. Как показывает опыт, не все руководители способны не только "слушать", но и "слышать".
Для застенчивых и нервозных люди характерна склонность к предельно кратким ответам. Ваша задача не дать им такой возможности. Пусть претенденты как можно больше говорят. Но есть и словоохотливые собеседники - таких надо сдерживать, задавать вопросы в более конкретной форме. Их можно перебить фразой типа: "Поскольку время нашей встречи ограничено, я хотела бы уточнить..."

Если вы чувствуете, что начинаете терять контроль за ходом собеседования, задайте несколько "закрытых" вопросов: Есть ли у человека права на вождение автомобиля? Сколько лет вы проработали в последней должности? и т.д.
В ходе собеседовании активно проявляйте человечность и дружелюбие. Не подталкивайте человека к желательному для вас ответу. Ведь, если вы скажете, что для вас очень важна бесконфликтность - вы неминуемо услышите ответ, что уж в конфликтах кандидат никогда замечен не был. Хотя возможно именно конфликтность стала истинной причиной его ухода с предыдущего места работы. При собеседовании не давайте негативных оценок того, что только-что услышали. Рекомендуется давать только положительные или нейтральные оценки.

Если вам что-то непонятно, задавайте уточняющие вопросы. Повторяйте вопросы, если кандидат на них не ответил, а ответ именно на эти вопросы для вас важен. Ведь Вам нужна максимальная информация о кандидате, для этого Вы и проводите собеседование. Но, если получить ясный ответ на важный для Вас вопрос не удаётся, озвучьте собеседнику свое беспокойство по данному вопросу.
Не задавайте дискриминационных вопросов. При собеседовании не спрашивайте о религии, о национальности, о физических недостатках, о массе тела претендента, о взятых кредитах и пр. Но, если эти вопросы вытекают из условий предлагаемой работы, задавайте их уверенно.

Вопросы, которые вы можете использовать на интервью:
- Почему вы прислали свое резюме именно на эту вакансию?
- Каковы ваши знания в той сфере, в которой работает кампания?
- Какие знания и навыки вы можете предложить нашей компании?
- Каким образом вы добиваетесь удовлетворенности клиентов?
Используйте универсальные вопросы для проверки профессиональных навыков на любые позиции:
"Представьте себе, что Вы устроились к нам на эту должность и принимаете дела. Каким образом Вы будете это делать? На какие аспекты обратите внимание в первую очередь, на чем акцентируете внимание? Почему именно на эти аспекты, был ли в прошлом негативный опыт? Опишите, ситуацию, которая может возникнуть, если Вы что-то не учтёте или не проверите в этой связи. Бывало ли такое раньше? А как коллектив или лично Вы справились с ситуацией?
Использование универсальных вопросов, позволяет оценить профессиональные навыки кандидата даже в тех сферах, в которых лично Вы недостаточно компетентны.
Еще один универсальный вопрос: «Как вы думаете, за что люди получают заработную плату?»

Варианты ответ и их интерпретация
- «Я получаю деньги за то что я "занимаю такую-то должность" или "должность заведующего отделением предполагает определенный оклад…".
Это ориентацию на процесс и процедуры. Обычно эти кандидаты испытывают трудности с озвучиванием конкретных результатов их «бытования», не могут четко сформулировать реально измеримый результат своей деятельности и ограничиваются описанием своего статуса и представительских функций. Такого кандидата нужно попросить в деталях описать стандартный рабочий день. Делайте выводы на основе услышанного.
- «Человек получает деньги за то, что исполняет определённые обязанности».
Этот вариант лучше, так как человек может конкретно сформулировать функционал по должности. Отлично будет, если он также сможет ответить на вопрос типа: «Что является конечным результатом исполнения перечисленных обязанностей, на Ваш взгляд?».
- «Люди получают деньги за результат своей работы, который выражается в…».
Такой или близкий к подобному ответ говорит о том, что человек ориентирован на результат и умеет ставить перед собой конкретные цели. Такого претендента нужно "брать", если то что вы услышали совпадает с Вашими ожиданиями.

Давайте резюмируем:
- Подготовьте пять ключевых вопросов, которые вы бы хотели задать кандидату. За основу возьмите должностную инструкцию и специфические требования к должности.
- Задавайте всем кандидатам одни и те же вопросы. При этом, Вы можете задавать дополнительные вопросы по необходимости.
- Задавайте открытые вопросы, начинающиеся с вопросительных слов: Как, Что, Когда, Где, Почему.
- Старайтесь избегать закрытых вопросов, которые вызовут односложный ответ.
- Если вы беседуете с человеком, которому предстоит работать на конкретном медицинском оборудовании, спросите его: "С какими оборудованием вам приходилось работать?" Это лучше, чем вопрос: - "С каким оборудованием вы знакомы?"
- Используйте вопросы, нацеленные на конкретную компетенцию. Старайтесь избегать гипотетических вопросов. Для того чтобы понять, как кандидат мог действовать в той или иной ситуации, лучше использовать в вопросы по компетенциям.
- Не задавайте вопросов, связанных с полом, национальностью, здоровьем, физическим недугом, возрастом, сексуальной ориентацией и религией.
- Контролируйте ход интервью: просите кандидатов отвечать подробно, останавливайте «болтунов».
- Будьте внимательны, сконцентрированы, покажите свое сопереживание.
- Используйте контакт глазами, примите правильную позу, улыбайтесь.
- Ведите запись ответов.
- В конце интервью присвойте каждому ответу баллы. Ваш выбор должен основываться на количестве баллов, а не на личной симпатии к кандидату.

ПЯТЫЙ ЭТАП: входящие вопросы от кандидата.
Перед концом собеседования спросите, какие у кандидата возникли дополнительные вопросы к вам. Предоставьте кандидату возможность задать все интересующие его вопросы. Эти вопросы запишите, потом Вы сможете оценить их содержание и количество. Это будет дополнительной информацией для составления мотивационного профиля кандидата.

ШЕСТОЙ ЭТАП: завершение собеседования.
В конце интервью важно проверить, насколько точно кандидат понимает информацию, касающуюся работы, компании, месторасположения. Обязательно оговорите алгоритм продолжения взаимодействия. Дайте кандидату ясно понять, что интервью окончено. Поблагодарите человека за визит. Сообщите о том, кто, когда и как с ним свяжется. Проводите собеседника до двери. Улыбнитесь при прощании. Зафиксируйте Ваши личные впечатления о кандидате. Ваши заметки окажут Вам неоценимую услугу, когда придётся принимать решение о выборе одного единственного человека из нескольких претендентов, с которыми было проведено собеседование.

Приведенное выше руководство к действиям не является полным. Это всего лишь несколько конкретных идей, которые должны подтолкнуть вас к пересмотру своей методики проведения интервью и желанию внести в нее изменения.